Job Opportunity

 

 Executive Assistant

 

OVERVIEW:                       

 

Cultural Survival seeks a full-time Executive Assistant to provide critical administrative and operational support to the Executive Director and Deputy Executive Director. The Executive Assistant supports executive staff with minute taking; translation; document drafting, review, and editing; travel planning and logistics, etc., as needed, in support of Cultural Survival’s Mission and Vision. The Executive Assistant is responsible for helping the executive staff perform their jobs in an efficient and effective manner. The Executive Assistant must maintain strict confidence in the handling of documents and information that are meant only for executive staff and the board of directors. Fluency in both English and Spanish is required. The position is remote. We have a strong preference that the person be based in Mexico, Guatemala, Panama, Colombia, Ecuador, or Peru.

 

RESPONSIBILITIES:

 

  • Take minutes of the weekly international staff meeting, board meetings, and other meetings attended by the executive staff
  • Coordinate meeting follow up
  • Draft correspondence for the executive staff
  • Coordinate the schedule and travel of executive staff
  • Travel as needed with executive staff on trips, taking charge of logistics and planning of team travel
  • Assist in the revision of grant proposals and the editing of documents, as needed
  • Written translation services for all of Cultural Survival’s executive staff, based on necessity, including the translation of documents, meeting notes, Cultural Survival Quarterly articles, social media and website content, etc.
  • Spoken translation services for all of Cultural Survival’s programs, based on necessity, including real-time translation of meetings, radio programs and spots, etc.
  • Maintain files for executive staff
  • Do special projects and research as directed by executive staff
  • Attend preliminary meetings on behalf of executive staff
  • Handle confidential information

 

QUALIFICATIONS:

  • Fluent in spoken and written English and Spanish
  • Certification in translation, interpretation, or linguistics preferred
  • Proven English-Spanish and Spanish-English translation experience: written, oral, real-time in a professional context
  • Excellent proofreading skills, with the ability to identify grammar, spelling, and punctuation errors in English and Spanish
  • Proficient use of Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint and other applicable database programs
  • Proficiency in an Indigenous language preferred
  • Act in a professional manner
  • Exceptional organizational and time management skills
  • Ability to work on a tight timeline
  • Collaborative and confident
  • International travel experience
  • Experience planning international travel including booking flights, lodging, etc.
  • Above average verbal and written communication skills
  • Keen eye for detail
  • Proven experience to efficiently and expertly assist the executive staff of an Indigenous Peoples Rights and Advocacy nonprofit organization
  • Embrace Cultural Survival’s mission with the ability to effectively communicate it

 

TO APPLY:

Submit a resume and cover letter to Mark Camp at mcamp@cs.org with the subject: Executive Assistant Application. Phone inquiries, mail or in person submissions will not be accepted.

 

Salary between $850 and $1,000 US dollars per month depending on experience

 

ABOUT THE ORGANIZATION:

 

For over 47 years Cultural Survival has partnered with Indigenous communities around the world to defend their lands, languages, and cultures. We publicize Indigenous Peoples' issues through our award-winning publications; we mount advocacy efforts to stop environmental destruction and abuses of Indigenous Peoples' rights; and we work on the ground in Indigenous communities, always at their invitation. Our work is predicated on the United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples. Our board of directors includes some of the world's preeminent Indigenous leaders, and our staff includes both Indigenous and non-Indigenous members.

 

 

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   Asistente Ejecutiva/o

 

RESUMEN:                         

 

Cultural Survival está buscando un(a) asistente ejecutiva(o) para proveer apoyo administrativo y operacional clave a la Directora Ejecutiva y al Director Ejecutivo Adjunto. La/El Asistente Ejecutiva(o) apoya al personal ejecutivo con la toma de minutas, realiza traducción, redacción, revisión y edición de documentos, planificación de viajes y logística, etc., según sea necesario, en apoyo a la misión y visión de Cultural Survival. El/La Asistente Ejecutivo/a es responsable de ayudar al personal ejecutivo a realizar su trabajo de manera eficiente y efectiva. La/El Asistente Ejecutivo/a debe mantener estricta confianza en el manejo de documentos e información que está destinada exclusivamente para el personal ejecutivo y la junta directiva. Se requiere fluidez en inglés y español. La posición es a distancia y puede ser desde cualquier lugar, pero con una fuerte preferencia por personas que se encuentren en Guatemala, México, Panamá, Colombia, Ecuador o Perú.

 

RESPONSABILIDADES:

 

  • Tomar minutas de la reunión semanal del personal, reuniones de junta directiva y otras reuniones que involucren al personal ejecutivo.
  • Coordinar el seguimiento de reuniones.
  • Redactar correspondencia para el personal ejecutivo.
  • Coordinar el horario y la logística de viajes del personal ejecutivo.
  • Viajar con el personal ejecutivo según sea necesario, encargándose de la logística y la planificación de los viajes del equipo.
  • Ayudar en la revisión de propuestas de subvención y edición de documentos, según sea necesario.
  • Brindar servicios de traducción por escrito para todo el personal ejecutivo de Cultural Survival, según sea necesario, incluyendo traducción de documentos, notas de reuniones, artículos trimestrales de Cultural Survival, redes sociales y contenido de sitios web, etc.
  • Brindar servicios de traducción oral para todos los programas de Cultural Survival, basado en lo que sea requerido, incluyendo traducción en tiempo real de reuniones, programas de radio, anuncios, etc.
  • Ser el encargado de los archivos para el personal ejecutivo
  • Mantener archivos para el personal ejecutivo.
  • Realizar tareas específicas según las instrucciones del personal ejecutivo.
  • Hacer investigaciones para el personal ejecutivo.
  • Asistir a reuniones preliminares en representación del personal ejecutivo
  • Manejar información confidencial

 

Responsabilidades adicionales:

  • Trabajar de forma independiente y colaborativa, participando en reuniones en línea cuando corresponda.
  • Actuar en interés de la organización, reflejando los valores del trabajo en equipo, la colaboración y el respeto mutuo.
  • Realizar otras tareas según sea necesario o dirigido.
  • Viajar como personal de apoyo según sea necesario.

 

REQUISITOS PARA EL PUESTO:

 

El/la Asistente Ejecutivo/a domina tanto inglés y español con fluidez de manera hablada y escrita, posee experiencia comprobada en la traducción de documentos de manera eficiente y tiene experiencia en el contexto de las organizaciones sin fines de lucro de los Derechos de los Pueblos Indígenas o de Defensa. Se identifica con la misión de CS y puede comunicarse de manera efectiva.

 

Educación/Habilidades:

 

  • Dominio del español e inglés.
  • De preferencia con estudios en traducción, interpretación o lingüística.
  • Experiencia comprobada en traducción de inglés-español y español-inglés: de manera escrita y oral, en tiempo real y en un contexto profesional.
  • Excelentes habilidades de edición, con capacidad de identificar errores de gramática, ortografía y puntuación en inglés y español.
  • Uso competente de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint y otros programas de base de datos.
  • De preferencia, con manejo de un idioma Indígena.
  • Actuar de manera profesional.
  • Habilidades excepcionales de organización y gestión de tiempo.
  • Capacidad para trabajar en situaciones con tiempo limitado.
  • Ser colaborador/a y confiable.
  • Experiencia internacional de viaje.
  • Experiencia en la planificación de viajes internacionales, incluyendo reserva de vuelos, alojamiento, etc.
  • Habilidades superiores de comunicación verbal y escrita.
  • Buen ojo para el detalle.
  • Experiencia comprobable para ayudar de manera eficiente y profesional al personal ejecutivo de una organización sin fines de lucro de Defensa y Derechos de los Pueblos Indígenas.
  • Identificarse con la misión de Cultural Survival y capacidad de comunicarla de manera efectiva.

 

¿Cómo aplicar?

Envíe su CV y una carta de presentación a Mark Camp a mcamp@cs.org con el asunto: Solicitud de Asistente Ejecutivo. No se aceptarán consultas telefónicas, correos o presentaciones en persona.

 

Salario entre $850 y $1,000 dólares estadounidenses por mes, según experiencia.

SOBRE LA ORGANIZACIÓN:

 

Durante más de 47 años, Cultural Survival se ha asociado con comunidades Indígenas de todo el mundo para defender sus tierras, idiomas y culturas. Promocionamos cuestiones de los Pueblos Indígenas a través de nuestras premiadas publicaciones; montamos esfuerzos de defensa para detener la destrucción ambiental y los abusos de los derechos de los Pueblos Indígenas; y trabajamos sobre el terreno en las comunidades Indígenas, siempre mediante la invitación de los mismos. Nuestro trabajo se basa en la Declaración de las Naciones Unidas sobre los derechos de los Pueblos Indígenas. Nuestra junta directiva incluye a algunos reconocidos líderes Indígenas del mundo, y nuestro personal incluye tanto personas Indígenas como no Indígenas.